Statuts

(Suite aux amendements décidés en assemblée exceptionnel du 15/08/2020)

Article 1 : Dénomination
Il a été créé par le présent statut, une association scientifique et culturelle, à but non lucratif, dénommée « Scientific Association for Water Information and Sustainability (SAWIS) ».
Cette association est régie par les dispositions du Dahir n° 1-58-316 du 3 Joumada I 1378 (15 Novembre 1958), modifié par le Dahir n° 1-75-283 du 6 Rabia I 1393 (10 Avril 1973).

Article 2 : But
L’association SAWIS a pour but de contribuer, à la promotion et au développement de la recherche scientifique dans les domaines en relation avec les ressources en eau, systèmes d'information et développement durable.

Article 3 : Objectifs - Activités
Pour atteindre son but, l’association SAWIS a pour objectifs et activités :
• La collecte, le traitement, la publication, la diffusion et le stockage, à usage scientifique non commercial, des données et métadonnées sur l’eau, obtenues depuis des organismes spécialisés (universités, administrations publiques, entreprises, associations…) ou tout individu intéressé (chercheurs, experts, docteurs, doctorants, étudiants…).
• L’amélioration des conditions de travail des membres et tout chercheur du domaine, notamment à travers la promotion des technologies Open Source et le transfert des compétences via des formations spécialisées.
• Faciliter les missions de recherche des membres à travers l’élaboration des conventions de partenariat entre l’association et tout organisme spécialisé (universités, administrations publiques, entreprises, associations…).
• La subvention des activités de recherche des membres qui travaillent sur des sujets de recherche conforme au but de l’association.
• La promotion de la coopération et partenariat scientifique nationale et internationale, entre adhérents, spécialistes et organismes publics ou privés, via des conventions établies par l’association, conformément à ses objectifs.
• La reconnaissance des efforts des chercheurs du domaine, à travers l’attribution des prix d’excellence et de mérite.
• La promotion de la recherche scientifique dans le domaine d’intérêt de l’association, à travers l’organisation de manifestations scientifiques et culturelles (séminaires, colloques, congrès, tables rondes, sorties de terrain, workshop, salons…).
• L’échange d’expériences et d’informations d’ordre scientifique, technique et culturel entre ses adhérents, les spécialistes et aussi le grand public
• La publication et la diffusion de manuels, magazines, revues, ouvrages….
• D’offrir un cadre de travail en réseau pour l’ensemble de ses membres et favoriser la création des groupes de recherche multidisciplinaire autour des projets scientifiques, conformement au but de l’association;
• La promotion et la coordination des activités de formation et de recherche scientifique; • La contribution à tout projet de nature à faciliter l’atteinte des objectifs de l’association.

Article 4 : Durée – Siège
SAWIS est créé pour une durée illimitée.
Son siège est localisé dans la Faculté des sciences Rabat, Avenue Ibn Battouta, Rabat-Agdal, Boite Postale 1014.
Le siège peut être transféré à un autre lieu après amendement des statuts selon les dispositions de l’article 10.

Article 5 : Adhésion
Peut adhérer à SAWIS toute personne physique qui, pour des raisons de recherche scientifique, professionnelles ou personnelles, s’intéresse au domaine de l’eau, aux Systèmes d’Information et au développement durable.
Article 6 : Membres
SAWIS regroupe cinq catégories de membres :
• Les membres fondateurs sont ceux qui ont pris part à l’Assemblée Générale Constitutionnel de SAWIS et qui ont adopté son statut de création,
• Les membres titulaires sont ceux dont la demande d’adhésion est acceptée par le Bureau Exécutif de l’Association ;
• Les membres experts sont des personnalités ayant apporté une contribution scientifique majeure à SAWIS. Ce titre est attribué par le BE de l’association. Les membres experts peuvent assister et faire part des travaux de l’Assemblée Générale et aux réunions du bureau exécutif, mais sans droit de vote et sont exemptés de la cotisation annuelle à l’association.
• Les membres d’honneur sont des personnalités ayant apporté une contribution scientifique ou matérielle majeure à SAWIS. Ce titre est attribué par le BE de l’Association. Ces membres peuvent assister et faire part des travaux de l’Assemblée Générale mais sans droit de vote et sont exemptés de la cotisation annuelle à l’association.
• Les membres bienfaiteurs sont des personnes physiques ou morales ayant apporté une contribution matérielle majeure à SAWIS. Ce titre est attribué par le BE de l’Association. Ces membres peuvent assister et faire part des travaux de l’Assemblée Générale mais sans droit de vote et sont exemptés de la cotisation annuelle à l’association.

Article 7 : Cotisations
Les membres de l’association sont tenus au payement d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale et détaillé dans le règlement intérieur.

Article 8 : Cessation de l’adhésion
La qualité de membre de SAWIS, se perd par :
• Décès du membre ;
• Non règlement de la cotisation annuelle ;
• Radiation prononcée par l’Assemblée Générale ou du Bureau Exécutif, à l’encontre d’un membre ayant porté préjudice matériel ou moral à l’Association ;
• Démission présentée au Bureau Exécutif, par écrit ou par E-mail, avec accusé de réception.

Article 9 : Organisation
SAWIS dispose de deux structures de gestion: L’Assemblée Générale (AG) et le Bureau Exécutif (BE).
L’Association peut se doter, pour certaines de ses activités, de comités permanents ou temporaires, créé par le BE suivant la nécessité (comité d’organisation des manifestations scientifiques, comité de publication, comité de réflexion, comité des experts, coordination régionales…). Les prérogatives de ces comités sont précisées dans le règlement intérieur de l’Association.

Article 10 : Assemblée Générale
L’Assemblée Générale (AG) :
• Regroupe l’ensemble des membres adhérant à SAWIS;
• Elit les membres du Bureau Exécutif.
• Adopte le rapport moral, le rapport des activités et le rapport financier présenté par le BE, à chaque assemblée.
• Adopte le règlement intérieur
• Adopte le programme d’activité de l’année suivante et de son budget prévisionnel
• Décide de la cotisation annuelle des membres de l’Association ;
• Est annuelle en session ordinaire, cependant elle peut aussi se réunir en session extraordinaire chaque fois que le BE le juge utile ou à la demande écrite des deux tiers (2/3) au moins, des membres de l’association ;
• Est convoquée par écrit ou par voie électronique (e-mail), au moins une semaine à l’avance, par le Président de l’Association en concertation avec le BE ;
• Ne peut valablement délibérer qu’en présence d’au moins de cinquante pour cent plus 1 (50% +1) de ses membres. Si ce quorum n’est pas atteint, une autre réunion est convoquée à une semaine d’intervalle au moins et peut valablement délibérer quel que soit le nombre des présents.
L’ordre du jour de l’AG ordinaire doit comporter la discussion du : rapport moral, rapport des activités et le rapport financier. Les modalités et la structure des rapports sont détaillés dans le règlement intérieur. Les décisions de l’AG sont prises à la majorité des membres présents. L’AG mandate le bureau exécutif, pour une durée de trois ans, pour la mise en oeuvre des orientations et objectifs de l’association. Le mode d’élection est précisé au règlement intérieur. L’AG peut déléguer une partie de ses prérogatives au BE.

Article 11 : Bureau Exécutif
L’association SAWIS est gérée au quotidien par un Bureau Exécutif qui se charge de la réalisation des objectifs de l’association selon les orientations de l’Assemblée Générale, et du programme d’activité adopté.
Le Bureau Exécutif :
• Constitué de 07 membres dont l'ancienneté est d’au moins deux ans en tant que membre de l'association.
• Elus, par et parmi, les membres de l'Assemblée Générale, pour une durée de trois ans.
• En cas de vacance ou de démission de l’un de ces membres, le Bureau Exécutif peut le remplacer par un autre membre de l’Association jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale suivant.
• Propose le programme d’activité à l’AG.
• Rédige les rapports moraux, d’activités et financiers, à présenter à l’AG pour adoption.
• Gère, contribue, anime, et suit le programme d’activité adopté.
• Se réunit au moins trois fois par an, sur convocation du Président ou à la demande écrite de la moitié au moins de ses membres.
• Les délibérations du Bureau Exécutif ne sont valables qu’en présence de cinquante pour cent plus un (50% +1) de ses membres.
• Les décisions sont prises à la majorité des présents et en cas d’égalité des voies, celle du Président est prépondérante. Les délibérations du Bureau Exécutif font l’objet d’un procès-verbal.

Article 12 : Composition du Bureau Exécutif
Le Bureau Exécutif de la SAWIS comprend (07) membres de l'Assemblée Générale et dont l'ancienneté est d’au moins deux ans en tant que membre de l'association : un (01) Président, un (01) Vice- Président, un (01) Secrétaire Général, un (01) Secrétaire Général adjoint, un (01) Trésorier, un (01) Trésorier adjoint et un conseiller.

Article 13 : Le Président
Le Président de l’Association :
• Est le représentant légal de l’Association auprès de toute instance ;
• Convoque et préside l’AG et le Bureau Exécutif ;
• Veille à l’exécution des décisions de l’AG
• Assure le suivi et la coordination des activités
• Approuve et signe, en concertation avec le Bureau Exécutif, les documents de l’association.
• Tient le registre de l’association, la structure de ce registre est définit au règlement intérieur.
• Rédige, en concertation avec le Bureau Exécutif, le rapport des activités de l’association présenté en AG.
• D’autres missions peuvent lui être attribuées et qui sont détaillées au règlement intérieur
• Peut déléguer une partie de ses prérogatives au Vice-président ou à un autre membre du Bureau Exécutif;
• Est remplacé en cas d’absence par le Vice-président
• En cas de démission, le président est remplacé par son adjoint, jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale suivante.

Article 14 : Le Secrétaire Général
Le secrétaire Générale de l’Association :
• Etablit les procès-verbaux des réunions.
• Tient le registre des adhérents, des correspondances et des délibérations, la structure de ces registres est définie au niveau du règlement intérieur.
• Il veille à la sauvegarde et la bonne tenue des archives administratives de l’Association
• Prépare l’ordre du jour des réunions, en concertation avec le président
• Rédige, en concertation avec le Bureau Exécutif, le rapport moral présenté en AG.
• D’autres missions peuvent lui être attribuées et qui sont détaillées au règlement intérieur.
• Peut déléguer une partie de ses prérogatives à son adjoint ou à un autre membre du Bureau Exécutif
• Est remplacé en cas d’absence par son adjoint
• En cas de démission, le SG est remplacé par son adjoint, jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale suivante.

Article 15 : Le Trésorier
Le trésorier de l’association :
• Effectue, en concertation avec le bureau exécutif, toutes les opérations et transactions financières au nom de l’association.
• Tient le registre des transactions financières réalisées au nom de l’Association, la structure de ce registre est définie au niveau du règlement intérieur.
• Il veille à la sauvegarde et la bonne tenue des archives financières.
• Rédige, en concertation avec le Bureau exécutif, le rapport financier qui est présenté en AG.
• D’autres missions peuvent lui être attribuées et qui sont détaillées au règlement intérieur
• Peut déléguer une partie de ses prérogatives à son adjoint ou à un autre membre du Bureau Exécutif ;
• Est remplacé en cas d’absence par son adjoint.
• En cas de démission, le trésorier est remplacé par son adjoint, jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale suivante.

Article 16 : Les ressources
Les ressources de SAWIS proviennent :
• des cotisations annuelles de ses membres,
• des frais d’adhésion de ses membres,
• des contributions et dons de ses membres ;
• des recettes suites aux appels aux dons au grand public (notamment via internet).
• des subventions, aides et donations qui seraient accordées par les pouvoirs publics ou des institutions nationales ou internationales conformément à la législation en vigueur ;
• des frais de participation aux activités organisées par l’association ;
• des contributions des sponsors conformément à la législation en vigueur;
• de toute autre ressource autorisée par la loi.

Article 17 : Administration financière
• Le bureau Exécutif est chargé de l’administration du patrimoine de l’association.
• Le trésorier et le Président ou le secrétaire générale procèdent à l’ouverture d’un compte chèque au nom de l’Association.
• Le trésorier et le Président signent conjointement les chèques bancaires ou tout ordre de paiement.
• Les fonctions de président et de trésorier ne sont pas cumulables
• Les archives financiers et toutes autres pièces justificatives des dépenses et recettes de l’association, est de la responsabilité du trésorier.
• Aucune fonction de membre ne donne lieu à une rémunération.
• Les remboursements des frais avancés par les membres doivent faire l’objet d’une délibération du Bureau Exécutif et ne peuvent être effectués que sur justificatifs.
• Tout paiement des frais occasionnels doit faire l’objet d’une délibération du Bureau Exécutif et ne peuvent être effectués que sur justificatifs.
• L’exercice financier de SAWIS est clos à chaque assemblée ordinaire.
• D’autres détails concernant l’administration financière, peuvent être précisés au niveau du règlement intérieur.

Article 18 : Amendement du statut
Le statut de SAWIS peut être modifié par l’AG réunie en session extraordinaire suivant les dispositions de l’article 10, sur proposition du Bureau Exécutif ou d’au moins deux tiers (2/3) des membres de l’Association.
Les amendements proposés doivent être notifiés aux membres de l’Association au moins une (01) semaine avant la tenue de l’AG.

Article 19 : Dissolution
La dissolution de l’Association est prononcée par l’Assemblée Générale spécialement réunie à cet effet suivant les dispositions de l’article 10.
L’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs délégués chargés de liquider les biens de l’Association. L’actif est attribué à des associations ayant des objectifs similaires à SAWIS ou à des établissements de bienfaisance.

Statuts adoptés par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 15 Août 2020

Règlement intérieur

adopté lors de l’assemblée générale ordinaire du 15/08/2020

 

Article 1 –Nouveaux membres.

Peut adhérer à SAWIS toute personne physique qui, pour des raisons de recherche scientifique, professionnelles ou personnelles, s’intéresse au domaine de l’eau et plus particulièrement au Systèmes d'Information sur l'eau,  L'information sur l'Eau & le développement durable.

Le bureau exécutif statue lors de chacune de ses réunions à la majorité de tous ses membres, sur les demandes d’admission présentées.

 

Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d’adhésion, respecter le règlement intérieur et prendre connaissance du statut de l’association.

 

Le nom du membre figurera dans la liste des adhérents au niveau du site web de l’association et a droit à des privilèges (gratuité, remise…) sur les prestations fournis par l’association.

 

Chaque membre de l’association reçoit gratuitement et périodiquement toutes les communications sur les activités de l’association et il dispose d'un espace membre au niveau du site web de l'association.

 

Article 2 – Cotisation des membres.

Conformément à l’article 7 du statut de l’association tout nouveau membre titulaire doit régler les frais d’adhésion qui sont équivalent au montant de cotisation annuelle (tableau ci-dessous), conformément à la charte des associations au Maroc.

La cotisation annuelle est appliquée à chaque début d’année de janvier à décembre.

 

La date limite du paiement de la cotisation annuelle est la fin du mois de janvier de chaque année.

Le montant des cotisations est détaillé comme suit :

 

Catégorie	Cotisation annuelle
Etudiant /Doctorant	100 DH
Docteur/Professeur/Professionnel	250 DH

 

Si un membre ne régularise pas sa situation, il se doit d’être avertis par écrit (lettre ou mail), si aucune suite de sa part, avant la date limite des paiements et  à la suite d’un deuxième rappel. Dans un délai d’un mois, le membre est exclu de l’association

 

Article 3 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre

1. La démission doit être adressée au BE par écrit ou par e-mail avec accusé de réception. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
2. Comme indiqué dans l’article « 8 » des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le bureau exécutif après concertation et écoute de la défense du membre en question, pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

- la non-participation aux activités de l’association, au cas de son engagement préalable tracé au PV des réunions, dans les activités en question ;

- une condamnation pénale pour crime et délit ;

-toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

La décision d’exclusion est adoptée par le bureau exécutif statuant à la majorité des membres présents.

1. Les membres n’ayant pas régularisé leurs cotisation conformément à l’article 2 de ce règlement, sont exclut de l’association.
2. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

 

La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

 

Article 4 : Déroulement de l’Assemblée générale Ordinaire 

 

Conformément à l’article 10 du statut de l’association, l’assemblée générale ordinaire des membres de l’association est tenue annuellement. Ci-dessous le déroulement de l’assemblée générale :

 

• Le président de l’association convoque les membres de l’association, une semaine au minimum avant la tenue de l’assemblée générale conformément aux statuts. En précisant dans la convocation, l’ordre du jour et un délai pour la proposition d’autre point à rajouter. Cette convocation peut être annexée de tout document utile à la préparation de l’assemblée (rapport morale, rapport financier, pièces justificatives, programme d’activité provisoire…).
• Le secrétaire de l’AG (un ou deux personnes) est choisi parmi les membres du BE, avant la tenue de l’AG, et il est communiqué dans la convocation.
• Le président de l’association, assure la présidence et la modération des sessions de l’assemblée.
• Avant l’ouverture de l’assemblée, le président et le secrétariat de l’AG, vérifient le quorum nécessaire à la tenue de l’assemblée (50%+1 des membres de l’association, si première réunion) et aussi les procurations du droit de vote notifier, conformément à l’article 10 de ce règlement, pour les membres absents.
• Dès l’ouverture de l’assemblée par le président, l’ordre du jour est lu par le secrétariat
• Les points suivants dans l’ordre, figurent sur chaque ordre du jour, en plus d’autres points qui peuvent être proposé par les membres présents :
  • Adoption du règlement intérieur si modification
  • Présentation, Discussion et adoption des bilans de l’association (morale et financière) pour l’exercice écoulé, présentés par le bureau exécutif.
  • Présentation, discussion et adoption, du programme d’activité de l’association pour l’exercice suivant par le BE.
  • Election du nouveau bureau exécutif, si son mandat est expiré
  • Constitution des comités permanents

Toutes les présentations sont suivies  d’une séance de discussion, limité dans le temps.

 

L’adoption  du règlement, rapports et programme d’activité se fait par un vote à main levé. La décision finale est prise à la majorité des présents (50%+1 membre)

 

Les élections du bureau exécutif, se fait à bulletin secret.

 

Le secrétaire choisie pour l’AG est tenu de rédiger et communiquer le PV aux membres de l’association, dans un délai d’une semaine après la date de l’AG.

 

Lors de la session de clôture de l’AG, Le mot de clôture de l’assemblée est prononcé par le nouveau président élut de l’association (si fin du mandat du BE).

 

Article  5: Election du Bureau exécutif

 

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association. le bureau exécutif (BE) est élut à partir des membres présents à l’assemblée générale ordinaire. Ci-dessous le déroulement des élections :

 

• Avant la tenue de l’AG, le président précise dans sa convocation à l’AG, que les candidatures au BE sont ouvertes, et indique les délais et les modalités (formulaire, CV, information personnel…) pour se candidater au BE.
• Lors de la session des élections, le président arrête la liste des candidats qui se sont proposés, en fessant un appel pour vérifier la présence du candidat et confirmer sa volonté de se candidaté au BE.
• Après l’arrêt de la liste, les bulletins de vote constitué de : Nom du candidat, les cases pour inscrire le vote des membres (D’accord, Pas d’accord) sur le candidat
• Un moment de vote en secret est accordé aux membres présents
• A la fin du vote, les bulletins sont regroupés et le dépouillement est effectué en public
• Le candidat élu est celui qui a obtenu la majorité des votes positifs (plus d’accord que de désaccord) de la part des membres présents
• Les résultats du vote est communiqué avant de clôturer la session de vote des membres du

BE.

• Conformément au statut, le BE devrait contenir au moins 7 membres, et le nombre total des membres devrait être impaire pour gérer le cas d’égalité des voix lors de la prise de décision au sein du BE courant l’année d’exercice, d’où en cas d’un résultat paire du total des membres du BE élu, l’élection d’un membre supplémentaire est organisé, parmi les membres présent dans l’AG, avant la clôture des élections du BE.

Toutes les opérations du vote sont supervisées par le président et le secrétariat de l’AG.

 

Article 6 : Comités

 

Conformément à l’article 9 du statut de l’association, SAWIS dispose de deux structures de gestion: L’Assemblée Générale (AG) et le Bureau Exécutif (BE).

L’Association peut se doter, pour certaines de ses activités, de comités permanents ou temporaires, créés par le BE suivant la nécessité.

Les modalités de création des comités :

• Un comité est crée pour assurer la réalisation de certaine activité (une ou plusieurs activité), conformément au programme adopté par l’assemblée générale ordinaire.
• Les comités permanentes sont crées au moment de l’assemblée générale ordinaire
• Les comités temporaires peuvent être créés, suite au besoin, à l’initiative du bureau exécutif
• Un comité comprend obligatoirement, dans ses membres, au moins un membre du BE, responsable de ce comité, qui sera chargé de la coordination de l’équipe de ce comité et le reporting vis-à vis du bureau exécutif.
• Un comité a une durée de vie d’une année au maximum, et ils sont renouvelé à chaque assemblée générale ordinaire.
• Les réunions des comités font objet d’un PV de comité, à archiver au près du secrétariat générale de l’association.
• Les décisions au sein des comités sont prise à la majorité des présents et conformément au programme d’activité, plan d’action, aux objectifs de l’association et après notification du bureau exécutif.

Article 7 : Programme d’activité

 

Conformément à l’article 10 des statuts, le programme d’activité de l’association pour l’année suivante est adopté en AG. Ci-dessous, les modalités de préparation du programme d’activité :

 

• Le président, secrétaire générale et le trésorier préparent une version provisoire du programme d’activité.
• Lors d’une réunion du BE, le programme d’activité proposé est discuté et une version définitive du programme d’activité est établit, avant la tenue de l’AG
• Avant la tenue de l’AG et lors de la convocation, le président précis les modalités de proposition des activités par les membres à inscrire et à rajouter au programme d’activité établit par le BE pour discussion et adoption lors de l’AG
• Lors de l’AG, le BE présente le programme d’activité pour discussion et adoption par les membres de l’AG, par vote à main levé.
• Les comités permanentes sont crées à la suite de l’adoption du programme d’activité

 

Article 8 : Plan d’action

 

Conformément à l’article 10 des statuts et à l’article 7 de ce règlement, le programme d’activité de l’association pour l’année suivante est adopté en AG. Le bureau exécutif prépare le plan d’action détaillé pour la gestion, l’animation et le suivie du programme d’activité. Les modalités de préparation et d’adoption du plan d’action :

 

• Le président, secrétaire générale et le trésorier préparent le plan d’action détaillé conformément au programme d’activité adopté par l’AG.
• Lors de la première réunion du BE élut, le plan d’action est présenté, discuté et adopté par la majorité des membres présents du BE
• Le plan d’action adopté par le BE est communiqué à l’ensemble des membres.
• Des comités temporaires peuvent être crée suite au plan d’action
• L’ensemble des comités (temporaires et permanents) sont tenue de suivre le plan d’action adopté, lors de la réalisation des activités inscrite au programme.

Article 9: Modalités applicables aux votes

 

En application du principe de démocratie interne, conformément à la charte des associations au Maroc. Toutes les décisions sont prises après discussion et vote, selon les modalités ci-dessous :

 

1. Votes des membres présents lors des réunions : Les membres présents votent à main levée, Toutefois, un scrutin secret peut être programmé.

 

2. Le vote lors des élections du bureau exécutif est à scrutin secret uniquement.

 

3. Votes par procuration :

Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée ou réunion du BE, il peut s’y faire représenter par un mandaté.

 

Le membre mandataire doit informer par mail ou lettre, avec accusé de réception, le président sur le mail de l’association, en indiquant le membre mandaté, 5 jours minimum avant la tenue de l’assemblée générale et deux jours minimum avant la tenue des réunions du BE.

 

Un membre ne peut représenter qu’un seul mandataire et donc ne peut avoir que deux droits de vote.

 

Article 10 : Réunion du BE et Comités

Le bureau exécutif se réunit conformément aux statuts. La réunion du BE est avec convocation, ou par mail du président ou un membre du bureau exécutif s’il est mandaté par le président.

Le BE Ne peut valablement délibérer qu’en présence de cinquante pour cent plus 1 (50% +1) au moins de ses membres. Si ce quorum n’est pas atteint, une autre réunion est convoquée à une semaine d’intervalle au moins et peut valablement délibérer quelque soit le nombre des présents.

 

Les comités créés, se réunissent sur convocation du responsable du comité ou un membre du comité mandaté par ce dernier. Les délibérations des comités sont valable quelque soit le nombre des présents et ils n’engagent que ces derniers.

 

L’ordre du jour est concerté entre les membres avant la tenue de toutes réunions, puis communiqué  à l’ensemble des membres, en précisant, lieu, date/heure et  le rapporteur  du PV, dans un délai précis (un jour minimum avant les réunions de BE et comités, et une semaine minimum pour l’assemblée).

 

Au moment de ces réunions le PV est rédigé, puis approuvé par les présents lors de la clôture de la réunion, ensuite il est communiqué à l’ensemble des membres.

 

Le PV est archivé chez le SG et sur l’espace électronique de l’association.

 

Conformément aux statuts, Seul le SG ou son adjoint (ou un membre du BE nommé par lui, en cas d’absence du SG ou son adjoint) est tenu à rédiger le PV des réunions du BE. Et il est également le responsable de sa diffusion et son archivage au près du secrétariat générale et sur l’espace électronique de l’association.

 

Article 11 : Les modèles des rapports, registre, PV et documents

Les modèles des rapports et PV, sont ceux utilisé et adopté lors de l’AG.

Les modèles des registres sont ceux utilisé et adopté lors de l’AG.

 

Article 12 – Site Web - Espace électronique de l’association - Archivage

 

Le site web de l’association est l’un des moyens de communication privilégiée avec l’extérieur, sa mise en place et sa maintenance est du sort de l’un des membres du bureau exécutif. En plus du site, d’autres pages électroniques peuvent être créées, sous réserve de l’accord du BE mentionné dans le PV de réunion.

 

Un espace pour l’archivage des documents est réservé, sur le serveur du site de l’association.

Les documents archivés numériquement sont :

• Les statuts et règlement intérieur de l’association
• Les PV des réunions
• Les CV des membres
• Le Solde financier
• Les pièces justifications pour toutes les recettes ou dépenses
• Les rapports de l’association (moraux et financiers)
• Les Supports de formation, exposés…
• Tout document qui rentre dans le cadre des activités de l’association.

 

Les responsabilités d’archivages :

Le président est tenu de l’archivage des registres de l’association, constitué de : statuts, règlement, les documents de création de l’association. Et il veuille à ce que tout document de l’association soit archivé à l’espace électronique.

Le SG est tenu d’archiver les registres des membres et PV des réunions du BE et Comités, toutes les correspondances officielles adressé ou reçu par SAWIS, les documents administratifs (conventions, contrats…)

Le trésorier est tenu à archiver toute pièce justificative de toutes les dépenses et recettes, et tous les reçus de paiement ou versement.

Tous les noms des documents archivés respectent une codification interne compréhensible et convenue entre les membres du BE.

 

Article 13 – Indemnités de remboursement.

Les membres élus du bureau ou tout membre chargé d'une mission approuvée par le BE, peuvent prétendre au remboursement des fais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications (Facture ou Bon d’achat).

Toute dépense doit faire l’objet d’un reçu de paiement.

 

Article 14 – Commission de travail.

 

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du bureau exécutif.

Cette commission doit faire l’objet d’un reçu de paiement.

 

Article 15 – Gestion financière & Archive financier.

 

Conformément à l’article 16 des statuts, le trésorier effectue le paiement des dépenses engagées par l’association dans le cadre des activités prévues ou autre, en concertation avec le BE de l’association. Ci-dessous les orientations pour la gestion financière de l’association :  

 

• Toute décision du paiement (avec le montant), doit figurer sur le PV des réunions. Le trésorier est tenu de vérifier les décisions de paiement au niveau des PV.
• Pour faciliter les tâches du trésorier, Un seuil des paiements en espèce est à définir lors de la première réunion du BE, et préciser dans le PV. Au-delà de ce seuil, tout paiement est à effectuer par virement ou par chèque bancaire barré non endossable, sauf cas exceptionnel, le trésorier consulte le BE avant toute décision.
• Toute transaction (dépense ou recette) doit être inscrite au registre financier, avec les pièces justificatives. L’ensemble est archivé à l’espace électronique.
• Pour préparer la décision du paiement, pour toute dépense dépassant le seuil en espèce. trois devis comparatif sont exigés de la part des fournisseurs. Le trésorier est responsable de présenter ces devis aux membres du bureau exécutif, pour prendre la décision.
• Des conventions avec les fournisseurs peuvent être conclues par le bureau exécutif, pour faciliter les démarches financières et obtenir une meilleur offre/prix.
• Le trésorier est tenu d’établir un bilan financier en joignant les pièces justificatives (avec la codification interne), après chaque activité. Ce bilan d’activité est présenté lors d’une réunion du BE pour adoption, puis communiqué aux membres de l'AG.
• Après l’adoption du bilan financier par activité, le rapport financier de l’association est préparé à la base de ces bilans.
• Le trésorier est responsable des archives financier, constitué des pièces justificatives ci-dessous :
  • Demande de prix (DP)
  • Devis (DV)
  • Bon de commande (BC)
  • Facture (FA)
  • Bon de livraison (BL)
  • Bon d’achat (BA)
  • Chèque (CH)
  • Reçu de paiement des dépenses (en indiquant, l’activité dont rattaché la dépense, la date, l’objet, le montant, le fournisseur et un code d’identification du reçu) (RPD)
  • Reçu de paiement pour la participation aux activités (RP).
  • Reçu de versement des dons et subventions (RV)
  • Reçu de recette (RR)

Toutes ces pièces sont organisées par activité, date et avec une codification interne comprenant : le code de la pièce (DP, DV, BC…), code de l’activité, un numéro d’ordre et sa date.

 

Pour des raisons exceptionnelles et pour les dépenses qui ne dépassent pas le seuil en espèce, Le trésorier peut effectuer les paiements, avec l’accord du Président et du Secrétaire Générale, sans avoir l’accord de l’ensemble des membres du BE.

 

Article 16 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le bureau exécutif ou par l’assemblée générale ordinaire à la majorité de ses membres présents.

 

L'association SAWIS dispose d'un chapter de l'ACM (Association of Computer Machinery) nommé : SAWIS ACM Chapter, suite à une collaboration qui a eu lieu entre SAWIS et cette association international ACM.

 

Vous trouvez ci-dessous le règlement du chapter ACM. Pour cette occasion nous tenons à remercier l'équipe et les membres de l'ACM pour cette affiliation et leur confiance en nous